Privacy Policy

1. Wie zijn wij?

Elmos is een 100% Belgisch IT-consultancybedrijf dat sinds 1997 bedrijven ondersteunt met gekwalificeerde IT-consultants. Wij bieden expertise in development, analyse, testing, project management en data.

Elmos maakt deel uit van ElmosGroup, een netwerk van vijf gespecialiseerde IT-bedrijven.

Verwerkingsverantwoordelijke: Elmos NV
Maatschappelijke zetel: Generaal de Wittelaan 9/1a, 2800 Mechelen
Vestiging: Arte, Sluisweg 1 bus 14, 9000 Gent
BTW: BE0442.662.567
E-mail: privacy@elmos.be
Telefoon: 015 28 51 80

Data Protection Officer (DPO):
Wij hebben geen DPO aangesteld.

Voor alle privacyvragen kunt u terecht bij privacy@elmos.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie met ons:

Voor kandidaten en sollicitanten:

• Naam, voornaam
• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres)
• CV en motivatiebrief
• Opleidingsgegevens en werkervaring
• Competenties en technische vaardigheden
• LinkedIn profiel en andere professionele netwerken
• Voorkeuren qua opdrachten en werkomgeving

Voor klanten en prospects:

• Naam, functietitel
• Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, BTW-nummer)
• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
• Communicatiegeschiedenis
• Contractinformatie

Voor consultants (actieve medewerkers):

• Alle bovenstaande informatie voor kandidaten
• Arbeidscontract en aanverwante documenten
• Salarisgegevens en bankgegevens
• Nationale identificatiegegevens (rijksregisternummer)
• Fiscale gegevens
• Gezondheidsgegevens (enkel indien noodzakelijk voor verzekeringen of afwezigheden)

Voor websitebezoekers:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Paginabezoeken en klikgedrag
• Cookiegegevens (zie onze Cookie Policy)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Recruitment en talent management:

• Beoordeling van sollicitaties
• Matching van kandidaten met geschikte opdrachten
• Opbouw en onderhoud van een talentpool
• Communicatie over vacatures en carrièremogelijkheden

Klantrelatiebeheer:

• Afhandeling van contactaanvragen
• Offerte-uitwerking en contractbeheer
• Projectopvolging en consultancy services
• Facturatie en administratie

Marketing en communicatie:

• Verzending van nieuwsbrieven (enkel met uw toestemming)
• Uitnodigingen voor events en informatiesessies
• Publicatie van succesverhalen en case studies
• Social media communicatie

Wettelijke verplichtingen:

• Naleving van arbeidsrecht en sociale zekerheid
• Fiscale verplichtingen
• Contractuele verplichtingen

Verbetering van onze dienstverlening:

• Website-analyse en optimalisatie
• Kwaliteitscontrole en feedback
• Interne rapportage en business intelligence

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Toestemming: Voor marketing communicatie, nieuwsbrieven en niet-essentiële cookies
• Uitvoering van een overeenkomst: Voor consultancy diensten, arbeidscontracten en klantrelaties
• Gerechtvaardigd belang: Voor talent sourcing, netwerkopbouw en bedrijfsontwikkeling
• Wettelijke verplichting: Voor arbeidsrechtelijke, fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen

U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is:

Binnen ElmosGroup:

Elmos behandelt uw gegevens strikt gescheiden van andere bedrijven binnen ElmosGroup (ElmosExpert, ElmosData, Assign, PeopleWare). Elke entiteit heeft zijn eigen database en systemen.

Indien een kandidaat interessant zou zijn voor een vacature bij een zusterbedrijf, zullen wij u hiervan op de hoogte brengen en expliciet uw toestemming vragen alvorens uw gegevens door te sturen.

Met klanten:

Met uw expliciete toestemming delen wij uw CV en competenties met potentiële opdrachtgevers voor consultancy projecten.

Met verwerkers en dienstverleners:

• CRM en recruitment systemen: Salesforce met Seven20 (ATS)
• E-mail en communicatie: Microsoft 365
• Marketing automation: HubSpot
• Website hosting: Webflow
• Analytics: Google Analytics (met IP-anonymisatie)
• Boekhouding en payroll: [NAAM SOCIAAL SECRETARIAAT/BOEKHOUDER]
• IT-infrastructuur: Microsoft Azure cloud services

Al deze partijen zijn contractueel gebonden aan strikte vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen (verwerkersovereenkomsten conform AVG).

Wettelijk verplicht:

In bepaalde gevallen kunnen wij verplicht zijn uw gegevens te delen met overheidsinstanties, zoals:

• RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid)
• FOD Financiën
• Inspectiediensten

Geen doorgifte buiten de EU:

In beperkte gevallen kunnen gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van cloud diensten zoals Salesforce, HubSpot en Microsoft Azure die servers in de Verenigde Staten hebben. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses (SCC's) en/of certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

Kandidaten zonder actieve samenwerking:

• Met toestemming: Tot u uw toestemming intrekt (maximaal [2 jaar] zonder contact)
• Zonder toestemming: Maximaal 4 weken na afwijzing van sollicitatie

Actieve consultants (medewerkers):

• Tijdens dienstverband: Voor de duur van de arbeidsrelatie
• Na beëindiging: [7-10 jaar] conform wettelijke bewaarplichten (arbeidsrecht, sociale zekerheid)

Klanten:

• Actieve klanten: Voor de duur van de zakelijke relatie
• Voormalige klanten: [7 jaar] na laatste factuur (fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht)

Marketing contacten:

• Nieuwsbrief: Tot u zich uitschrijft
• Zonder interactie: Automatische verwijdering na [2 jaar] inactiviteit

Website logs en analytics:

• IP-adressen: [26 maanden] (standaard Google Analytics)
• Cookie data: Zie onze [Cookie Policy]

Na afloop van deze periodes worden uw gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens zeer serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

Technische maatregelen:

• SSL/TLS encryptie voor alle online communicatie
• Versleuteling van gevoelige data in databases
• Firewalls en intrusion detection systemen
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Back-up procedures en disaster recovery

Organisatorische maatregelen:

• Toegangscontrole en gebruikersbeheer (need-to-know principe)
• Vertrouwelijkheidsverklaringen voor medewerkers
• Privacy awareness training
• Incident response procedures
• [ISO 27001 certificering] [INDIEN VAN TOEPASSING]

Ondanks deze maatregelen kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek zullen wij dit melden conform de AVG-voorschriften.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

1. Recht op inzage (Artikel 15 AVG)

U heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en kopieën hiervan te ontvangen.

2. Recht op rectificatie (Artikel 16 AVG)

U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.

3. Recht op verwijdering / 'recht op vergetelheid' (Artikel 17 AVG)

U kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een legitieme grond hebben om ze te bewaren (bijv. wettelijke bewaarplicht).

4. Recht op beperking van verwerking (Artikel 18 AVG)

U kunt vragen de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde situaties.

5. Recht op dataportabiliteit (Artikel 20 AVG)

U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen en naar een andere partij overdragen.

6. Recht van bezwaar (Artikel 21 AVG)

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing doeleinden.

7. Recht om toestemming in te trekken (Artikel 7 AVG)

Waar wij op basis van toestemming verwerken, kunt u deze op elk moment intrekken.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering (Artikel 22 AVG)

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor u heeft. Alle beslissingen over sollicitaties en kandidaatselectie worden genomen door onze recruitment professionals.

Hoe uw rechten uitoefenen?

Stuur een e-mail naar [privacy@elmos.be] met vermelding van:

• Uw volledige naam
• Contactgegevens
• Duidelijke omschrijving van uw verzoek
• Kopie identiteitsbewijs (ter verificatie - u mag uw foto en rijksregisternummer onleesbaar maken)

Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal 2 maanden verlengen, waarvan wij u op de hoogte stellen.

9. Klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@elmos.be.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze Cookie Policy.

Essentiële cookies: Deze zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies: Wij gebruiken Google Analytics om bezoekersgedrag te analyseren en onze website te verbeteren. IP-adressen worden geanonimiseerd.

Marketing cookies: Wij gebruiken de volgende marketing en tracking cookies:

• LinkedIn Insight Tag: Voor het analyseren van bezoekers via LinkedIn en retargeting
• Meta Pixel (Facebook): Voor het meten van advertentie-effectiviteit en retargeting
• Google Ads: Voor conversie tracking en remarketing

U kunt uw cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen.

11. Links naar externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden (bijv. LinkedIn, jobboards, partner websites). Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze externe websites. Wij raden u aan hun privacybeleid te raadplegen.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via [e-mail / website melding].

Versiegeschiedenis:

• November 2025: Eerste versie gepubliceerd

13. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan?

Contactgegevens:
E-mail: privacy@elmos.be
Telefoon: 015 28 51 80
Post: Elmos NV, Generaal de Wittelaan 9/1a, 2800 Mechelen

Wij helpen u graag verder!

14. Specifieke verwerkingen

Sollicitaties en recruitment

Wanneer u solliciteert bij Elmos of uw CV in onze talentpool plaatst, verwerken wij uw gegevens om:

• Uw sollicitatie te beoordelen
• U te contacteren voor vacatures
• U te matchen met geschikte opdrachten bij onze klanten

Toestemming: Door uw CV in te dienen, geeft u toestemming voor verwerking met het oog op toekomstige carrièremogelijkheden. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door te mailen naar recruitment@elmos.be.

Publicaties en marketing

Wij kunnen succesverhalen, testimonials en case studies publiceren op onze website, sociale media en in marketingmateriaal. Voor testimonials en het gebruik van uw naam, foto of citaten vragen wij vooraf expliciet uw schriftelijke toestemming.

Events en netwerkactiviteiten

Bij deelname aan door ons georganiseerde events (zoals informatiesessies, netwerkevents, ICTech Day, etc.) kunnen foto's en video's worden gemaakt voor communicatie- en marketingdoeleinden. Door aanwezig te zijn op deze events, geeft u impliciet toestemming voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal, tenzij u ons voorafgaand of ter plaatse uitdrukkelijk laat weten bezwaar te hebben tegen het maken of gebruiken van beeldmateriaal waarop u zichtbaar bent.

© 2025 Elmos - Alle rechten voorbehouden