Je bent begonnen voordat je wist wat je deed: waarom voorbereiding essentieel is

De druk om progressie te tonen is groot. C-level wil resultaten zien. Het team wil bouwen. En voor je het weet, ben je begonnen voordat je weet wat je aan het doen bent.

Mijn naam is Geert, Competence Manager bij Elmos met expertise in Development en Cloud. Ik heb dit te vaak zien misgaan. Projecten die moesten herbeginnen. Budgetten die explodeerden. Relaties met business die beschadigd raakten.
‍

En in vrijwel elk geval was de oorzaak dezelfde: te snel willen starten. Goede voorbereiding is halfgewonnen. Maar geen big bang.
‍

Het eager to start syndroom

De horrorstories van modernisatie zorgen voor uitstelgedrag bij veel organisaties. Maar wanneer ze uiteindelijk besluiten te starten, slaat de pendulum door naar de andere kant. De vertraging moet worden ingehaald. Er moet snel voortgang worden geboekt.
‍
Het resultaat: we starten voor we weten wat we aan het doen zijn. En dan moeten we herbeginnen. Dat kost niet alleen geld, maar ook goodwill bij de business.
‍

As-is is belangrijker dan to-be

Bij modernisatietrajecten zie ik te veel focus op de to-be situatie. Hoe moet het nieuwe systeem eruitzien? Welke features moet het hebben? Welke technologieën gaan we gebruiken? Ik geloof dat de as-is goed begrijpen belangrijker is dan de to-be. Pas als je weet wat je hebt, kun je bepalen wat je nodig hebt. Anders schiet je op een doel dat je niet kunt zien.

To-be is bovendien volatiel. Verschillende stakeholders hebben verschillende verwachtingen. C-level, IT en implementatiepartners kijken elk door een andere lens. En wat op papier staat, zal altijd veranderen tegenover de werkelijkheid.
‍

Spelregels vooraf

Wat wel moet vastliggen voordat je begint, zijn de spelregels. Net als bij een bordspel: als iedereen de regels kent voordat je begint, hoef je tijdens het spel niet te discussiëren.

Security audit als vereiste voor elke release. Compliance checks die niet onderhandelbaar zijn. Kwaliteitsstandaarden die worden afgedwongen. Wanneer die zaken vooraf bepaald zijn, hoeft er niet gediscussieerd te worden op het moment zelf.
‍

Te veel ruimte voor keuzes tijdens het project leidt tot inconsistentie. Het "shiny technology" syndroom, waarbij teams nieuwe technologieën adopteren zonder goede reden. Scope creep die het budget laat exploderen.
‍

Geen big bang

Dit betekent niet dat je jaren moet analyseren voordat je iets bouwt. Iemand met kennis moet bepalen wanneer je klaar bent om te starten. Te veel voorbereiding is ook niet goed. De kunst is balanceren. Genoeg begrijpen om niet in de val te lopen van onverwachte afhankelijkheden. Niet zo veel analyseren dat je nooit begint.
‍

En cruciaal: niet proberen alles tegelijk te doen. Het strangler fig pattern, cruciale stukken eerst moderniseren terwijl de rest blijft draaien, reduceert risico. Kosten kunnen tijdelijk stijgen, maar risico's gaan naar beneden. Je hebt altijd een werkend systeem.
‍

Mijn advies

Neem de tijd om te begrijpen wat je hebt. Documenteer de as-is voordat je droomt over de to-be. Stel de spelregels vast voordat je begint. En start dan met de meest kritieke componenten, niet met alles tegelijk.

Risico's kunnen vaak beter bepaald worden dan de kost. Dat is de reden waarom voorbereiding loont: niet om de kost exact te voorspellen, maar om de risico's te beheersen. Wie goed voorbereid aan een modernisatietraject begint, hoeft niet opnieuw te beginnen halverwege.

Wil je modernisatie goed aanpakken vanaf de start? Crafted by Elmos.

Geert is Competence Manager bij Elmos met expertise in projectaanpak en stakeholder management.

‍